מהו המשותף לבית מלאכה קטן, למפעל הייטק מצוחצח ולמוסך שוקק פעילות? לכאורה, לא רבים הם הדברים המשותפים לכל מקומות העבודה הללו, אך כולם זקוקים לדבר אחד – אמצעי בדוק לעדכון נוכחות העובדים. בכל מקומות העבודה שניתן להעלות על הדעת יש בנמצא שעוני נוכחות כאלה או אחרים. לעיתים מדובר בשעונים וותיקים ופשוטים, אך ביותר ויותר מקומות עבודה מוצאים לנכון להתקין שעונים משוכללים, הראויים יותר לתקופה המודרנית ואשר יש להם יתרונות מיוחדים.
אמצעי זיהוי משוכללים
מאפיין חשוב של שעוני נוכחות משוכללים טמון ביכולת שלהם לזהות את העובדים באמצעות מגוון דרכים. למשל, ישנם שעונים שצריך להעביר בהם כרטיס עובד, בדומה ל”גיהוץ” של כרטיס אשראי בבתי עסק שונים. שעונים משוכללים יותר יודעים לזהות את העובד כבר ממרחק, וכל מה שצריך לעשות הוא להציג את הכרטיס לרגע קט לפני השעון. זהו אמצעי בדוק לחיסכון בזמן ולמניעת עיכובים בחברות המעסיקות עובדים רבים. יש גם שעונים היודעים לזהות את העובד באמצעים ביומטריים, כגון הנחת האצבע על גבי משטח ייעודי לצורך זיהוי טביעה אישית. ומה עושים כאשר יש עובדים שנמצאים מחוץ למשרד לאורך היום? סוכנים או אנשי מכירות ניתן להכניס למערכת הנוכחות גם באמצעות שעונים המשולבים בטלפונים סלולריים או במחשבים ניידים.
ממשק – שעון ומחשב
לא יהיה מפתיע לגלות שיש שעוני נוכחות המקושרים למערכת מחשב או למערכת בקרה אחרת. ממשק עם תוכנות לניהול משאבי אנוש וכספים יאפשר לשעון להעביר את נתוני הנוכחות למערכת השכר. זהו עניין טכני, לכאורה, אך למעשה יש בכך פוטנציאל לנוחות וגם לחיסכון. בצורה כזאת שעוני הנוכחות למעשה חוסכים לחשבי השכר או לאנשי מחלקת ניהול החשבונות את החובה להזין נתוני שעות לצורך חישוב שכר. חלק גדול מהעבודה מתבצע באופן אוטומטי וקל יותר לעדכן במערכת גם ימי היעדרות או חופשה.
